SELAMAT DATANG!

Blog ini menyajikan Panduan, Skenario dan Langkah-Langkah Praktis dalam melakukan Transformasi Organisasi Bisnis maupun Publik - termasuk Reformasi Birokrasi - menuju Organisasi Berkelas Dunia

Selamat Menikmati..!

Anda Pasti Perlu Ini

New Mind Set

Perubahan transformasional menuntut adanya perubahan mind set (pola pikir) dari pola pikir lama menjadi pola pikir baru. Ini berarti harus menggeser paradigma (Paradigm shifting) dari paradigma era industrial menjadi paradigma yang dituntut oleh era informasi.

Berikut ditampilkan mindset dan paradigma lama yang harus dibuang dan paradigma baru yang harus dimiliki:


PARADIGMA LAMA

PARADIGMA BARU

INCREMENTAL, SHORT-TERM,
SUPERFICIAL, and PIECEMEAL CHANGE
FUNDAMENTAL, LONG-TERM, STRATEGIC and HOLISTIC CHANGE
“IF IT ANI’T BROKE,
DONT FIX IT
“IF IT AIN’T BROKE,
FIX IT ANYWAY

STATIC - EQUILIBRIUM

DYNAMIC - DISEQUILIBRIUM

COMFORTABLE HABITS-COMPLACENCY

NEW WAYSOF DOING THINGS-INNOVATION
STATUS QUO and “BUSINESS AS USUAL
RENEWAL, RETHINKING and REVISIT
“GET IT RIGHT AND KEEP IT GOING - BIT BY BIT CHANGE – 10% IMPROVEMENT
“MAKE IT SOMETHING ELSE” – SIGNIFICANT CHANGE – 10X (TEN-FOLD) IMPROVEMENT
“WORLD OF REALITY” – TANGIBLE ASSETS- FINANCIAL CAPITAL
“WORLD OF VIRTUALITY” – INTANGIBLE ASSETS – INTELLECTUAL CAPITAL
THINGKING ‘OR’ ONLY ONE RIGHT SOLUTION
THINGKING ‘AND’ – MORE THAN ONE RIGHT SOLUTIONS
BUILDING THE CAPACITY TO TALK AND ACT
BUILDING THE CAPACITY TO THINK AND RETHINK
DEPENDENT RELATIONSHIP – WIN-LOSE
INTERDEPENDENT RELATIONSHIP – WIN-WIN
INWARD and BACKWARD ORIENTATION
OUTWARD and FORWARD ORIENTATION


BUDAYA LAMA
BUDAYA BARU
MENUNGGU PERINTAH – PASIF – MOHON PETUNJUK – MENCARI & MEMILIH AMAN
MELAKUKAN TEROBOSAN – PROAKTIF – PENUH INISIATIF – BERANI AMBIL RESIKO
SIKAP TERTUTUP –‘NURUT’ – MENGHINDARI BEDA PENDAPAT – DISIPLIN MATI
SIKAP TERBUKA – KREATIF – BERANI BERBEDA PENDAPAT – MENCARI ALTERNATIF
Prestasi ‘MEDIOCRE’ (Ala Kadarnya) – CEPAT MERASA PUAS – ACUH – MASA BODOH & TAK PEDULI – ‘RISK AVOIDER’
Prestasi ‘EXCELLENT’ (Unggul) – TIDAK MUDAH PUAS – ‘SELF-ESTEEM’ – RASA MEMILIKI – KEBANGGAN – ‘RISK TAKER’
KETAKUTAN Pada ATASAN – Mental MINTA DILAYANI
Orientasi Pada PELANGGAN – Mental MELAYANI
MENTAL PEGAWAI – MENTAL PENGUASA – ‘EWUH PAKEWUH’
MENTAL PELAKU BISNIS – MENTAL PENGUSAHA – TERUS TERANG – ‘BUSINESS-LIKE
ORIENTASI KUANTITAS – IJASAH & SENIORITAS
ORINTASI KUALITAS – KEMAMPUAN & KARYA
‘LIFE-TIME’ EMPLOYMENT’ – KEPATUHAN - KESETIAAN
‘LIFE –TIME EMPLOYABILITY’ – KEBERHASILAN – KOMITMEN
‘FIX JOB DESCRIPTION’ – KEGIATAN RUTIN
FLEXIBLE JOB ASSIGNMENT – PERUBAHAN DAN PEMBARUAN
PENONJOLAN INDIVIDU – KOMPENSASI ‘SAMA RATA’
PRESTASI KELOMPOK – KOMPENSASI – SESUAI KONTRIBUSI
KEPUTUSAN DARI ATAS – ‘TOP-DOWN
KEPUTUSAN BERSAMA – ‘SHARED RESPONSIBILITY’
‘COMMAND & CONTROL’ – ‘ DISTRUST & DISRESPECT’
‘EMPOWERMENT’ – ‘TRUST & RESPECT’
MUDAHNYA PERATURAN DILANGGAR – TANPA SANGSI, TIDAK KONSEKWEN & TEGAS
INTEGRITAS PERATURAN – KONSEKWEN, TEGAR, JUJUR, & ADIL
KEPEMIMPINAN – PERINTAH dan ‘POKOKE’
KEPEMIMPINAN – PANUTAN dan ‘MENDENGARKAN


MODEL OPERASI VERTIKAL
MODEL OPERASI HORISONTAL
FUNGSIONAL – DEPARTEMEN-TAL –‘SILO’ – ORIENTASI ATAS KEBAWAH
LINTAS FUNGSI – KEUTUHAN ORGANISASI – ORIENTASI PELANGAN
PROSES PANJANG, BERBELIT – ‘STUPID PROCESSES’
PROSES CEPAT, SEDERHANA – ‘SMART PROCESSES’
PROSES DENGAN BANYAK ‘CHECK-POINT’
PROSES DENGAN SEDIKIT ATAU TANPA ‘CHECK-POINT’
‘FIX JOB DESCRIPTION’ – KEGIATAN RUTIN
FLEXIBLE JOB ASSINGMENT – PERUBAHAN &PEMBARUAN
S.O.P KAKU DAN DIBIARKAN KADALUWARSA
S.O.P SELALU DIPERBAHARUI SESUAI TUNTUTAN
ORGANISASI KERUCUT (PIRAMIDA)
STRUKTUR FLAT ATAU KERUCUT TERBALIK
OPERASI LAMBAN dan KAKU – SUASANA KERJA FRUSTRASI
OPERASI TANGGAP DAN LUWES – SUASANA KERJA BERGAIRAH
‘BUSYNESS’
BUSINESS

SISTEM MANAJEMEN

PENYUSUNSAN  ANGGARAN  BELANJA FOKUS KEUANGAN

PERENCANAAN BISNIS - KOMPREHENSIF

SISTEM PERENCANAAN JANGKA PENDEK
SISTEM  PERENCANAAN  JANGKA  PANJANG
UKURAN SUKSES  : KINERJA  KEUANGAN SAJA
UKURAN SUKSES : FAKTOR KINERJA   BERIMBANG
PENGAWASAN LANGSUNG – PADA MANUSIA
PENGAWASAN MELEKAT  ‘ BUILT IN ‘ MELALUI SISTEM
SISTEM PELAPORAN  - ‘HARD COPY PAPER ORIENTED’ – TIME LAG
SISTEM INFO ‘PAPERLESS’ – ‘ON AVAILABLE BASIS’ – REAL  TIME
KOMUNIKASI TERBATAS & SATU  ARAH
KOMUNIKASI CAKUPAN  LUAS & DUA ARAH


STRATEGI  USAHA

PRODUCTION ORIENTED

SERVICE ORIENTED - SOLUTION

‘WE SELL WHAT WE MAKE

‘  WE MAKE WHAT WE SELL’

PRICE
‘VALUE FOR MONEY’
EFFICIENCY
EFFECTIVENESS
MARGINAL PROFITS
BUSINESS PROFITS
‘DO IT SELF’ -  INSOURCE
OUTSOURCE
BOOK VALUE
MARKET VALUE
FINANCIAL ASSETS
INTELLECTUAL  CAPITAL
MEDIOCRE COMPANY
WORLD CLASS COMPANY
LOCAL – DOMESTIC OPERATIONS
WORLD-WIDE-GLOBAL and INTERNATIONAL OPERATIONS
TRADITIONAL  COMMERCE
ELECTRONIC COMMERCE
SKILL TRAINING TO BUILD COMPETENCE
MATCHING COMPETENCE TO CUSTOMER  REQUIREMENT
‘BIG IS GOOD’ – CORPORATE DEPARTMENTS - KONGLOMERASI
THINK SMALL: ‘SMALL IS BEAUTIFUL’ – STRATEGIC BUSINESS UNIT (SBU


Untuk Penjelasan lebih lanjut,
Contact Person: Hillon I. Goa

New Mind Set

Perubahan transformasional menuntut adanya perubahan mind set (pola pikir) dari pola pikir lama menjadi pola pikir baru. Ini berarti harus menggeser paradigma (Paradigm shifting) dari paradigma era industrial menjadi paradigma yang dituntut oleh era informasi.


Berikut ditampilkan mindset dan paradigma lama yang harus dibuang dan paradigma baru yang harus dimiliki:


PARADIGMA LAMA

PARADIGMA BARU

INCREMENTAL, SHORT-TERM,
SUPERFICIAL, and PIECEMEAL CHANGE
FUNDAMENTAL, LONG-TERM, STRATEGIC and HOLISTIC CHANGE
“IF IT ANI’T BROKE,
DONT FIX IT
“IF IT AIN’T BROKE,
FIX IT ANYWAY

STATIC - EQUILIBRIUM

DYNAMIC - DISEQUILIBRIUM

COMFORTABLE HABITS-COMPLACENCY

NEW WAYSOF DOING THINGS-INNOVATION
STATUS QUO and “BUSINESS AS USUAL
RENEWAL, RETHINKING and REVISIT
“GET IT RIGHT AND KEEP IT GOING - BIT BY BIT CHANGE – 10% IMPROVEMENT
“MAKE IT SOMETHING ELSE” – SIGNIFICANT CHANGE – 10X (TEN-FOLD) IMPROVEMENT
“WORLD OF REALITY” – TANGIBLE ASSETS- FINANCIAL CAPITAL
“WORLD OF VIRTUALITY” – INTANGIBLE ASSETS – INTELLECTUAL CAPITAL
THINGKING ‘OR’ ONLY ONE RIGHT SOLUTION
THINGKING ‘AND’ – MORE THAN ONE RIGHT SOLUTIONS
BUILDING THE CAPACITY TO TALK AND ACT
BUILDING THE CAPACITY TO THINK AND RETHINK
DEPENDENT RELATIONSHIP – WIN-LOSE
INTERDEPENDENT RELATIONSHIP – WIN-WIN
INWARD and BACKWARD ORIENTATION
OUTWARD and FORWARD ORIENTATION


BUDAYA LAMA
BUDAYA BARU
MENUNGGU PERINTAH – PASIF – MOHON PETUNJUK – MENCARI & MEMILIH AMAN
MELAKUKAN TEROBOSAN – PROAKTIF – PENUH INISIATIF – BERANI AMBIL RESIKO
SIKAP TERTUTUP –‘NURUT’ – MENGHINDARI BEDA PENDAPAT – DISIPLIN MATI
SIKAP TERBUKA – KREATIF – BERANI BERBEDA PENDAPAT – MENCARI ALTERNATIF
Prestasi ‘MEDIOCRE’ (Ala Kadarnya) – CEPAT MERASA PUAS – ACUH – MASA BODOH & TAK PEDULI – ‘RISK AVOIDER’
Prestasi ‘EXCELLENT’ (Unggul) – TIDAK MUDAH PUAS – ‘SELF-ESTEEM’ – RASA MEMILIKI – KEBANGGAN – ‘RISK TAKER’
KETAKUTAN Pada ATASAN – Mental MINTA DILAYANI
Orientasi Pada PELANGGAN – Mental MELAYANI
MENTAL PEGAWAI – MENTAL PENGUASA – ‘EWUH PAKEWUH’
MENTAL PELAKU BISNIS – MENTAL PENGUSAHA – TERUS TERANG – ‘BUSINESS-LIKE
ORIENTASI KUANTITAS – IJASAH & SENIORITAS
ORINTASI KUALITAS – KEMAMPUAN & KARYA
‘LIFE-TIME’ EMPLOYMENT’ – KEPATUHAN - KESETIAAN
‘LIFE –TIME EMPLOYABILITY’ – KEBERHASILAN – KOMITMEN
‘FIX JOB DESCRIPTION’ – KEGIATAN RUTIN
FLEXIBLE JOB ASSIGNMENT – PERUBAHAN DAN PEMBARUAN
PENONJOLAN INDIVIDU – KOMPENSASI ‘SAMA RATA’
PRESTASI KELOMPOK – KOMPENSASI – SESUAI KONTRIBUSI
KEPUTUSAN DARI ATAS – ‘TOP-DOWN
KEPUTUSAN BERSAMA – ‘SHARED RESPONSIBILITY’
‘COMMAND & CONTROL’ – ‘ DISTRUST & DISRESPECT’
‘EMPOWERMENT’ – ‘TRUST & RESPECT’
MUDAHNYA PERATURAN DILANGGAR – TANPA SANGSI, TIDAK KONSEKWEN & TEGAS
INTEGRITAS PERATURAN – KONSEKWEN, TEGAR, JUJUR, & ADIL
KEPEMIMPINAN – PERINTAH dan ‘POKOKE’
KEPEMIMPINAN – PANUTAN dan ‘MENDENGARKAN


MODEL OPERASI VERTIKAL
MODEL OPERASI HORISONTAL
FUNGSIONAL – DEPARTEMEN-TAL –‘SILO’ – ORIENTASI ATAS KEBAWAH
LINTAS FUNGSI – KEUTUHAN ORGANISASI – ORIENTASI PELANGAN
PROSES PANJANG, BERBELIT – ‘STUPID PROCESSES’
PROSES CEPAT, SEDERHANA – ‘SMART PROCESSES’
PROSES DENGAN BANYAK ‘CHECK-POINT’
PROSES DENGAN SEDIKIT ATAU TANPA ‘CHECK-POINT’
‘FIX JOB DESCRIPTION’ – KEGIATAN RUTIN
FLEXIBLE JOB ASSINGMENT – PERUBAHAN &PEMBARUAN
S.O.P KAKU DAN DIBIARKAN KADALUWARSA
S.O.P SELALU DIPERBAHARUI SESUAI TUNTUTAN
ORGANISASI KERUCUT (PIRAMIDA)
STRUKTUR FLAT ATAU KERUCUT TERBALIK
OPERASI LAMBAN dan KAKU – SUASANA KERJA FRUSTRASI
OPERASI TANGGAP DAN LUWES – SUASANA KERJA BERGAIRAH
‘BUSYNESS’
BUSINESS

SISTEM MANAJEMEN

PENYUSUNSAN  ANGGARAN  BELANJA FOKUS KEUANGAN

PERENCANAAN BISNIS - KOMPREHENSIF

SISTEM PERENCANAAN JANGKA PENDEK
SISTEM  PERENCANAAN  JANGKA  PANJANG
UKURAN SUKSES  : KINERJA  KEUANGAN SAJA
UKURAN SUKSES : FAKTOR KINERJA   BERIMBANG
PENGAWASAN LANGSUNG – PADA MANUSIA
PENGAWASAN MELEKAT  ‘ BUILT IN ‘ MELALUI SISTEM
SISTEM PELAPORAN  - ‘HARD COPY PAPER ORIENTED’ – TIME LAG
SISTEM INFO ‘PAPERLESS’ – ‘ON AVAILABLE BASIS’ – REAL  TIME
KOMUNIKASI TERBATAS & SATU  ARAH
KOMUNIKASI CAKUPAN  LUAS & DUA ARAH


STRATEGI  USAHA

PRODUCTION ORIENTED

SERVICE ORIENTED - SOLUTION

‘WE SELL WHAT WE MAKE

‘  WE MAKE WHAT WE SELL’

PRICE
‘VALUE FOR MONEY’
EFFICIENCY
EFFECTIVENESS
MARGINAL PROFITS
BUSINESS PROFITS
‘DO IT SELF’ -  INSOURCE
OUTSOURCE
BOOK VALUE
MARKET VALUE
FINANCIAL ASSETS
INTELLECTUAL  CAPITAL
MEDIOCRE COMPANY
WORLD CLASS COMPANY
LOCAL – DOMESTIC OPERATIONS
WORLD-WIDE-GLOBAL and INTERNATIONAL OPERATIONS
TRADITIONAL  COMMERCE
ELECTRONIC COMMERCE
SKILL TRAINING TO BUILD COMPETENCE
MATCHING COMPETENCE TO CUSTOMER  REQUIREMENT
‘BIG IS GOOD’ – CORPORATE DEPARTMENTS - KONGLOMERASI
THINK SMALL: ‘SMALL IS BEAUTIFUL’ – STRATEGIC BUSINESS UNIT (SBU


Untuk Penjelasan lebih lanjut,
Contact Person: Hillon I. Goa

Perubahan MENDASAR, STRATEGIK dan MENYELURUH

Proses metamorphosis sebagaimana dialami ulat menjadi kupu-kupu atau kecebong menjadi katak tidak cukup diwadahi dengan istilah perubahan saja. Perubahan yang meliputi segala aspek tersebut (juga bagi sebuah organisasi) lebih tepat disebut sebagai transformasi, yang mengandung makna pergantian antar wujud, dari wujud yang satu menjadi wujud yang sama sekali berbeda. Wujud disini mengandung pengertian tidak sekadar bentuk fisiknya saja tetapi termasuk juga ‘roh’ dan cara hidupnya. Sebagai misal, seekor anak kerbau yang berubah menjadi kerbau dewasa tidaklah dapat dikatakan sebagai transformasi.

Terkait dengan itu, perubahan transformasional pada sebuah organisasi didefinisikan sebagai proses perubahan yang besifat mendasar, strategik dan menyeluruh.

Perubahan yang mendasar diartikan sebagai perubahan struktur yang tidak dapat kembali ke bentuk semula lagi. Dalam ilmu sains diibaratkan dengan perubahan kimia, yang dibedakan dari perubahan fisika yang dapat kembali ke bentuk semula. Perubahan ini berarti menghapus masa lalu, mengubur jauh jejaknya kemudian membangun yang benar-benar baru, brand new, sama sekali baru. Disini analoginya tidak memodifikasi rumah melainkan merobohkannya lalu membangun yang baru, yang tentu diharapkan menjadi jauh lebih bagus. Pada sebuah organisasi, perubahan mendasar ditandai dengan perubahan tata nilai atau values dari organisasi yang bersangkutan, yang menjadi pondasi bagi strategi utama dan budaya kerja organisasi.

Adapun perubahan strategik diartikan sebagai perubahan yang menyangkut visi, dan misi baru organisasi. Dalam metafora proses metamorphosis kupu-kupu, analogikan dengan perubahan sifat ulat yang semula merusak karena memakan dedaunan, menjadi kupu-kupu yang berguna karena memberi keindahan dan membantu penyerbukan tanaman. Disamping itu jangkauan gerak yang semula terbatas disekitar tanaman tempat ia (ulat) dilahirkan menjadi lebih luas karena kupu-kupu dapat terbang dengan leluasa.

Sementara perubahan menyeluruh dimaksudkan sebagai perubahan dalam semua aspek organisasi secara terpadu baik aspek manusianya maupun aspek pengelolaannya yang diselaraskan dengan perubahan visi, misi, nilai dan strategi yang dirumuskan ulang menjadi The Winning Formula. Demikian pula halnya dengan semua aspek dan sistem manajemen, seperti manajemen perencanaan, operasi, SDM, pemasaran, keuangan dan lain-lainnya harus ditata ulang.


Oleh karena itu proses transformasi melingkupi dan meliputi berbagai jargon-jargon perubahan seperti reinventing, re-engineering, redefinition, dan berbagai re yang lain yang menjadi satu secara terpadu serta komprehensif.

Sebagaimana pada metamorphosis ulat menjadi kupu-kupu, perubahan transformasional juga menuntut adanya masa transisi yang cukup namun tidak terlalu lama dan dimulai ketika sedang berada pada kondisi puncak. Persoalannya adalah kapankah kondisi puncak itu?

Godaan yang sering menjerumuskan adalah pikiran bahwa sekarang belum saatnya karena masih bisa meningkat. “Jangan-jangan ini terlalu awal”, atau “Kita harus menunggu sesaat lagi, satu periode lagi”, dan berbagai kilah lainnya dan seterusnya.

Sebagai referensi dapat ditelaah para tokoh beserta organisasi yang dipimpinnya antara lain Jack Welch, mantan CEO General Electric yang sukses dengan perubahan-perubahan mendasar ketika GE sedang hebat, atau juga Mahathir Muhammad mantan Perdana Menteri Negara tetangga Malaysia, yang mundur melepaskan jabatannya saat Negara itu sedang jaya.

Sebaliknya perhatikan juga merosotnya IBM di tahun 1980-an yang ketika itu nama besarnya identik dengan komputer, atau kejatuhan banyak organisasi dan tokoh terkemuka dengan meninggalkan nama yang terhinakan, karena selalu merasa masih bisa berkuasa satu atau dua periode lagi.

Konsep Pikir TOWS, bukan SWOT

Program Transformasi Organisasi dan Bisnis mensyaratkan perubahan paradigma dan konsep berpikir yang baru (lihat Prasyarat Sukses dan Grand Scenario) yang pada umumnya justru bertolak belakang dengan apa yang selama dianut dalam Era Industrial. Tentang Era Industrial dan Era Informasi bisa anda baca di Tiga Tsunami disini. Salah satunya adalah konsep berpikir TOWS yang dapat dikatakan bertolak belakang dengan konsep SWOT yang selama ini dianut umum dalam praktek-praktek manajemen.

Konsep TOWS (Threats & Opportunities, and Weaknesses & Strengths) adalah pendekatan model SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportnityies, and Threats) dengan konsep berpikir yang secara prinsipil sangat berbeda bahkan bertolak belakang dengan SWOT. Dalam konsep SWOT, hal pertama yang dilakukan adalah melihat posisi organisasi saat ini dalam hal kekuatannya maupun kelemahannya. Modal dasar kekuatan dan kelemahan tersebut lalu digunakan untuk memperkirakan apa saja opportunities (peluang) ataupun threats (ancaman) untuk kemudian menempatkan posisi masa depan yang mungkin diraih atau dianggap “realistis”.

Sedangkan pada konsep TOWS adalah sebaliknya, yakni yang pertama dilakukan adalah menempatkan posisi masa depan (visi) dengan melihat Threats ataupun Opportunities hanya sebagai ‘peluang semata’ lalu melihat Weaknesses dan Strengths kondisi saat ini untuk kemudian menarik garis USAHA dengan menghubungkan antara visi dan kondisi saat ini.

Penempatan visi atau tujuan pada langkah pertama merupakan perwujudan dari cara berpikir “Memulai Dari Akhir” atau “End In Mind” concept, yakni cara berpikir yang berdasarkan hukum alam dengan beracuan pada tujuan sebagai titik awal sebelum melakukan perencanaan dan melangkah.

Perbedaan konsep SWOT dan TOWS bukan hanya terletak pada cara melakukannya yang berlawanan tetapi lebih mendasar pada perbedaan paradigma yang berlawanan. Berikut ditampilkan perbedaan antara kedua pendekatan tersebut:

SWOT

TOWS

1

Paradigma

· Berdasarkan Pengalaman

· Peluang >< style="mso-spacerun:yes">

· End In Mind

· Peluang = Ancaman

2

Langkah

1. Kekuatan & Kelemahan (SW)

1. Peluang dari OT

2. Peluang & Ancaman (OT)

2. Kekuatan & Kelemahan (SW)

3. Garis Ekstrapolasi

3. Garis USAHA


Konsep End In Mind membawa pula cara berpikir tidak menggunakan pengalaman masa lalu sebagai cara yang harus dipertahankan, justru berkonsekwensi harus melepaskannya jika ingin mencapai tujuan yang lebih besar dari pola ‘ekstrapolasi’. Pola ekstrapolasi adalah cara menetapkan tujuan atau target masa depan dengan menarik garis trend (kecenderungan) berdasarkan data masa lalu. Berikut digambarkan perbedaan pola ekstrapolatif dengan pola End In Mind:


Jelas kiranya bahwa dalam rangka melakukan perubahan yang bersifat Mendasar, Strategik dan Menyeluruh maka seyogyanyalah menggunakan paradigma End In Mind.